Vous en avez peut-être déjà entendu parler (ou pas ) mais ….
quelle différence entre facture X et facture numérique dans mon quotidien? quel est mon intérêt?
Et pourtant:
Configurer les OCR prend du temps et ce n’est pas votre métier.
Certaines factures sont illisibles ou mal lues quand vous mettez un lot de facture dans la BOX?
Vous rencontrez des erreurs de lecture, et donc d’écritures?
Des factures complexes sont parfois plus rapides à saisir à la main qu’à scanner.
Vous devez vérifier ce qui est juste ou faux dans l’enregistrement à l’issue du scan OCR?
Le budget alloué à un OCR est fastueux.
Depuis quelques années, la profession parle de transition numérique. En tant qu’Expert Comptable nous sommes confrontés à ce choix: OCR ou Facture X? quelle différence entre facture X et facture numérique ?
De notre point de vue, c’est un peu le dilemme entre la K7 audio et le CD.
Petit Mémo sur la différence entre facture X et facture numérique :
la facture numérique est une facture Pdf qui reprend certaines mentions légales; une facture que le reçoit par voie électronique. C’est une facture dématérialisée. Pour pouvoir la traiter en écriture il faut reprendre les données manuellement ou les faire lire par un système de OCR.
la facture X va plus loin, à ce fichier Pdf, sont attachées des données numériques. Elle est donc lisible par l’homme et par la machine. La Factur-X est un fichier au format PDF/A3 auquel est incorporé un fichier XML contenant les données de facturation sous forme structurée. Pour plus de sécurité, elle peut être scellée – signée RG** (ce qui dispense de PAF)
A première vue, les EC préfèrent voir leur saisie automatisée partiellement mais sans erreur, plutôt qu’à 100% et que cela nécessite une revue chronophage. En tant que professionnel de la comptabilité, nous cherchons un outil efficace qui automatise une partie de la saisie des écritures pour gagner en temps et en sérénité.
Sécurité et sérénité
C’est pourquoi nous avons créé EFFIZ: une plateforme sécurisée, accessible 24/24, 100% Française.
En effet, créée par des Experts-Comptables, et uniquement à destination des EC, cette plateforme permet d’optimiser et garantir la fiabilité de vos processus d’écritures en collectant directement les données numériques. Autrement dit, EFFIZ utilise des mandats avec les banques pour la récupération des relevés bancaires. Les informations comptables et bancaires de vos clients sont disponibles en temps réel.
Par ailleurs, EFFIZ a signé un partenariat avec l’application jefacture.com. Les factures achats et ventes de vos clients sont automatiquement récupérées, lues et traitées chez EFFIZ.
Vous gagnez du temps, limitez les risques d’erreur en intégrant automatiquement les montants, sans ressaisie. Vous sécurisez vos écritures.
EFFIZ assure une approche de traitement des données qui accorde de la liberté à vos clients tout en perpétuant le cœur de métier de l’EC: le Conseil.
Les banques proposent des pré-bilans? ou prennent des participations dans des grands groupes d’expertise comptable.
Vous êtes devenus les commerciaux de votre éditeur de logiciels?
Votre éditeur cherche à prendre votre place en mettant en avant sa marque plutôt que votre cabinet?
Vous ne savez pas à quoi vous attendre avec les promesses de la “block chain” et de l’IA? (“block chain” , IA des promesses qui ne tiennent pas la route – promesse à pipot – des promesses qui sonnent creux – des promesses sans lendemain)
IA et la block chain nous promettent la lune, alors que la réalité n’est pas là.
Vous ne voulez pas que vos 9 ans d’étude soient remplacés par des logiciels.
Nous l’expérimentons également.
Avant nous avions la maîtrise des données car nous traitions tout : factures, paies, la saisie comptable…
Ubérisation des paies
Aujourd’hui un robot est capable de faire un bulletin de paie à partir des variables. La paie est donc devenue encore plus une mission accessoire.
SilaExpert met en avant sa marque et tous nos clients connaissent donc notre éditeur qui est maintenant un sous-traitant!
La saisie devient à son tour une mission accessoire? Stop à l’ubérisation des experts-comptables!
Notre mission principale d’EC est réduite à l’établissement du bilan.
Si demain nous sommes obligés de passer par des plateformes privées qui mettent en place l’automatisation de la partie saisie, qui captent nos clients en gardant leur nom (mettant en avant leur marque logiciel); qui dit que demain ces plateformes ne feront pas payer l’accès à leurs données?.
effiz
Notre équipe d’experts, membres de la commission innovation de l’ordre des experts comptables, a développé EFFIZ: une plateforme sécurisée, accessible 24/24, 100% Française.
Créée par des Experts-Comptables, et uniquement à destination des EC en marque blanche, cette plateforme permet d’optimiser et garantir la fiabilité des écritures comptables par le traitement de données numériques.
EFFIZ utilise les mandats avec les banques pour la récupération des relevés bancaires. Les informations comptables et bancaires de vos clients sont disponibles en temps réel.
EFFIZ a signé un partenariat avec l’application jefacture.com. Les factures achats et ventes de vos clients sont automatiquement récupérées et traitées chez effiz ; la dématérialisation est en marche.
Vous communiquez et vendez la solution sous votre propre marque, vous gagnez du temps et vous augmentez votre marge globale.
Les développeurs de logiciel utilisent largement la méthode « Agile ». Ce terme met en évidence la capacité de la méthode, son agilité à s’adapter aux évènements identifiés dans la conduite des travaux des équipes.
Au cours de mission d’évaluation, l’expert-comptable qui utilise cette méthode gagne en efficacité et donc en rentabilité. La définition des bons « sprints », les « Stand Up Meeting », la « rétrospective » sont les étapes de la méthode qui augmentent l’efficacité des travaux.
Rappel de la méthode
Aussi appelé « Scrum », la méthode « Agile » est un cadre de travail, basé sur la théorie de processus : ensemble de tâches à réaliser par différentes personnes dans le but d’obtenir un livrable facturable. Les principes suivants doivent être religion :
La transparence : partager le même langage, communiquer entre les membres de l’équipe.
L’inspection : permet de mesurer les écarts, anomalies rencontrées détectant une éventuelle dérive du planning.
L’adaptation : en cas de dérive du projet de son objectif initial, une adaptation du processus s’opére suffisamment tôt pour éviter de rendre la mission déficitaire.
L’approche Agile cherche à optimiser le processus dans sa globalité en fixant des étapes intermédiaires d’analyse et d’adaptation.
L’équipe Agile
L’équipe se compose d’un management intermédiaire. Chacun connait sa position, son rôle, l’organigramme. 3 niveaux d’intervenants sont nécessaires :
L’associé du cabinet : responsable pour valoriser le projet et optimiser le travail de son équipe. La transparence, la capacité à exprimer clairement les objectifs, à répartir les tâches en collaboration avec le manager, optimiser la valeur « travail », sont autant de qualités à exercer.
Le Manager (ou Scrum master) : Il maximise la valeur créée par l’équipe, s’assure que les travaux sont compris et mis en œuvre dans les délais impartis. Comme tout leader, le manager est au service de l’équipe : aide les membres, élimine les obstacles, échange avec les autres managers pour améliorer l’efficacité des travaux.
Une équipe de professionnels.
Les évènements Agile pour les missions d’évaluation
Le backlog
Le backlog est une liste des fonctionnalités, qualités jugées nécessaires pour la réalisation satisfaisante d’un projet. La liste est donnée à un instant donné ; elle se met à jour en fonction de l’avancement du projet ou des nouveaux besoins identifiés en termes de fonctionnalités.
Pour une mission d’évaluation, le backlog est relativement standard et assimilable au projet fini : le rapport d’évaluation livré au client. Celui-ci contient le détail des travaux, l’explication de la méthode de travail et le résultat de l’évaluation.
Le Sprint
Le sprint est une période de production au bout de laquelle la version livrable du produit semi-fini se termine. L’échéance du sprint ne doit pas être trop éloignée sous peine de risque de dérapage du budget fixé.
De façon traditionnelle, lorsqu’une mission d’évaluation se réalise, les informations se communiquent à l’équipe. Le délivrable est le rapport d’évaluation.
Schématiquement :
Avec Agile, le backlog étant composé d’un ensemble de fonctionnalités, il se découpe en sprint. Chaque sprint se clôture avec une version livrable ayant les qualités développées.
En cabinet d’expertise comptable, le backlog se« découpe » en plusieurs sprint de façon à mesurer l’avancement du projet. Chaque sprint se clôture également par une version livrable dont la qualité n’est pas forcément perceptible chez le client final. Le sprint sert à rythmer les travaux. En revanche, chaque sprint se décrit.
Par exemple, en évaluation, 3 sprints appaissent:
Sprint « données exploitables » : les retraitements des données comptables sont nécessaires dans le but de comparer des données normalisées. Par exemple : la rémunération des dirigeants, le fait de détenir les murs dans la structure, des commissions déduites du chiffre d’affaires ou enregistrées en frais généraux… ces différences de traitement s’analysent et se retraitent dans le but d’obtenir des données normalisées.
Sprint « Evaluation » : l’équipe travaille sur les différentes méthodes d’évaluation proposées : patrimoniale, rentabilité, comparable. Un logiciel spécifique est souvent utilisé. En général, les résultats se compilent dans un tableur.
Sprint « rapport final » : la rédaction du rapport final
La mêlée quotidienne : Stand Up Meeting
L’équipe se rencontre à intervalles réguliers dans le but de faire part de l’avancement des travaux et fixer les tâches de la journée à réaliser. Cette réunion, aussi appelée « Stand Up Meeting » ne doit pas durer plus de 15 minutes. Chaque membre explique les tâches réalisées, mesure le chemin parcouru : inspection de l’avancement des travaux, difficultés rencontrées.
La transparence des échanges, l’inspection, le recul sur le travail réalisé permet d’adapter le sprint.
La planification des Stand Up Meeting et leurs fréquences dépend de la taille de la mission. Les Stand Up Meeting sont quotidien pour une mission courte par exemple de 3-4 jours.
Rétrospectives
Chaque sprint se termine par une rétrospective.
Pour une mission d’évaluation, ce moment où toute l’équipe se réunit dans le but de partager les expériences se fait une fois la mission terminée. En revanche, c’est une étape à ne pas oublier. Il s’agit de proposer des améliorations pour la prochaine mission. L’agilité et l’adaptation sont les qualités développées à ce moment-là.
Conclusion
La méthode Agile s’adapte aux missions d’évaluation de l’expert-comptable.
Les sprints sont des points d’étapes qui rythme le travail des équipes. Ce découpage permet aux intervenants de rester efficaces sans tomber dans un travail chronophage et lourd pour les esprits.
Aujourd’hui les experts-comptables sont confrontés à des évolutions logicielles continues avec des coûts associés toujours plus élevés. Ces évolutions annoncent une automatisation des travaux comptables et par conséquent une baisse possible du chiffre d’affaires des cabinets. Le contrôle de la rentabilité devient primordial.
Pour la gestion de leurs projets, certains éditeurs de logiciels utilisent la méthode agile, aussi appelée « scrum ». Le but est de contrôler la rentabilité finale du projet. Cette méthode permet de revisiter le processus de travail en cabinet pour adopter une gestion par projet : la méthode agile pour experts-comptables.
La méthode
La méthode Scrum s’appelle également « Agile ». Ce terme met en évidence la capacité de la méthode, son agilité à s’adapter aux évènements identifiés dans la conduite des missions.
Scrum est un canevas pour le suivi, la conduite et la gestion de projets en entreprise. Déployée autour des années 1990 dans l’industrie, les développeurs informatique ont adoptée cette méthode.
La méthode se base sur la théorie de processus : ensemble de tâches à réaliser par l’équipe dans le but d’obtenir un livrable facturable. L’approche Scrum cherche à optimiser le processus dans sa globalité en fixant des étapes intermédiaires d’analyse et d’adaptation.
Selon les créateurs de la méthode (M. Shutherland & Schwaber), la théorie Agile repose sur 3 piliers :
La transparence
L’équipe partage le même langage, la même vision, via une bonne communication.
L’inspection
Les écarts sont mesurés, les anomalies rencontrées mises en avant pour prévenir une dérive du processus.
L’adaptation
Si le projet dérive trop de son objectif initial, une adaptation du processus est opérée suffisamment tôt.
L’équipe AGILE
Un propriétaire du projet (Product Owner) : l’expert-comptable associé
Il est le responsable pour valoriser le projet et optimiser le travail de son équipe. Il est capable d’exprimer clairement les objectifs, de répartir les tâches en collaboration avec le manager, d’optimiser la valeur du travail.
L’équipe de développement
Les membres de l’équipe sont des professionnels. Les caractéristiques suivantes sont nécessaires :
Organigramme clairement défini ;
Pluridisciplinarité des membres en termes d’expérience ;
Equipe autonome.
Un Scrum master
Il est le manager de l’équipe ; il s’assure que les travaux sont compris, mis en œuvre dans le respect du cahier des charges, maximise la valeur créée.
Comme tout leader, le manager est au service de l’équipe : il aide les membres, élimine les obstacles, échange avec les autres managers pour améliorer l’efficacité de la production.
La méthode AGILE nécessite une organisation des équipes avec un management intermédiaire entre l’expert-comptable et les collaborateurs.
Les évènements SCRUM
Le « backlog »
Le backlog est une liste des fonctionnalités, qualités jugées nécessaires pour la réalisation satisfaisante d’un projet. Cette liste se met à jour en fonction de l’avancement du projet ou des nouveaux besoins identifiés en termes de fonctionnalités.
Par exemple, dans les cabinets d’expertise comptable, le backlog correspond à la liste des tâches à réaliser afin de pouvoir livrer la plaquette des comptes annuels. Un budget de mission s’établit sur cette base avec des temps alloués à chaque tâche.
Le Sprint
Le sprint est une période de production au terme de laquelle l’équipe finalise une version livrable du produit. L’échéance du sprint fixée reste proche. En effet, une échéance non maîtrisée augmente le risque de dérapage du budget fixé. L’objectif du sprint est clairement défini, mesurable.
Par exemple, la mission d’établissement des comptes annuels correspond à plusieurs Sprints dont les durées varient en fonction de la taille du client. 3 sprints ressortent dans cette méthode agile pour experts-comptables :
Sprint saisie : l’objectif est d’obtenir est une comptabilité prête pour la révision : rapprochements bancaires faits, lettrage des comptes clients et fournisseurs terminés… Le livrable est une comptabilité « propre », prête à être révisée.
Sprint projet de bilan : travaux de révision ; saisies des opérations diverses… Le livrable est un projet de comptes annuels
Sprint plaquette : finalisation des comptes annuels, liasse fiscale, envoi aux impôts. Le livrable est les comptes annuels en version définitive.
Un sprint peut être annulé lorsque l’objectif fixé ne peut être atteint. => Le contexte a changé, les conditions ont évolué.
C’est notamment le cas, dans une société où le dirigeant a entrepris de livrer le sprint « saisie » et que le Scrum Master constate que le livrable sur lequel l’équipe doit s’appuyer pour le Sprint « projet de bilan » n’est pas exploitable.
Une mise au point est nécessaire avec le client ; un sprint « saisie » se met en œuvre avec une mission complémentaire associée.
La mêlée quotidienne : Stand Up Meeting
L’équipe se rencontre tous les jours dans le but de faire part de l’avancement des travaux et fixer les tâches de la journée à réaliser. Cette réunion, aussi appelée « Stand Up Meeting » ne doit pas durer plus de 15 minutes. Chaque membre explique les tâches réalisées, mesure le chemin parcouru : inspection de l’avancement des travaux. l’équipe expose les difficultés rencontrées.
Cette étape réalisée en transparence permet l’inspection, le recul sur le travail réalisé.
En cabinet d’expertise comptable, le Stant Up Meeting se pratique souvent : l’équipe échange sur les travaux réalisés et mesure les étapes à finaliser pour terminer le sprint.
En revanche, pour des missions ponctuelles non standards (prévisionnels, évaluation…), le Stand Up Meeting est un outil à conserver pour adapter les travaux de l’équipe.
Rétrospective
Toute l’équipe se réunit dans le but de partager les expériences et proposer des améliorations. Le manager pilote la réunion :
Inspection des Sprints
Noter les succès
Retient les difficultés rencontrées et proposer des améliorations
Consigne les pratiques les plus efficaces
La rétrospective développe l’agilité : adaptation des méthodes de travail au contexte. L’équipe gagne en expérience grâce à l’inspection et la transparence des échanges.
Les améliorations des méthodes de travail se mettent en œuvre.
En cabinet d’expertise comptable, au-delà des réunions de fin de Sprint, une réunion rétrospective peut être menée en plus en fin de période fiscale. L’objectif est d’améliorer les conditions de travail des équipes et vérifier les équipements matériels et logiciels.
Conclusion
La méthode agile pour experts-comptables nécessite un déploiement auprès des équipes : description de la méthode, définition des rôles, termes et étapes. Pour les productions standards, comme l’établissement des comptes annuels, des sprint standards sont définis.
Les missions des experts-comptables étant de moins en moins rentables, la méthode agile, permet de redéfinir une méthode de travail adaptée aux nouveaux enjeux: volatilité des objectifs des clients, changement de contexte, d’objectifs. L’agilité, la transparence, l’inspection sont des qualités que toute l’équipe, des collaborateurs à l’expert-comptable, doivent avoir pour adapter les travaux à l’objectif du client.
